Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что изменится для клиентов

С 1 сентября 2026 года меняется порядок оформления документов при организации перевозок. Участники транспортного процесса переходят на электронный обмен документами через систему электронных перевозочных документов.
Изменения затронут не только перевозчиков, но и экспедиторов, грузоотправителей и клиентов, которые заказывают доставку. Особенно важно учитывать новые требования компаниям, которые работают с международными перевозками и используют российскую инфраструктуру в цепочке поставки.
Для клиентов Интер-фрейт Восток это означает изменение привычного процесса взаимодействия с экспедитором: часть документов, которые раньше оформлялись на бумаге, теперь будет проходить через электронный документооборот.

Какие документы переходят в электронный формат

С 1 сентября 2026 года через ЭДО оформляются:

• электронное поручение экспедитору (ЭПЭ);
• электронная экспедиторская расписка (ЭЭР);
• электронная складская расписка (ЭСР);
• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• электронный заказ-заявка (ЭЗЗ).

При этом международные транспортные документы продолжают оформляться в привычном порядке. Например, документы, используемые непосредственно для международной перевозки, не заменяются электронной транспортной накладной.
Важно понимать разницу: сама международная перевозка не освобождает участников от перехода на электронные экспедиторские документы. Если заказчик транспортно-экспедиционных услуг является резидентом РФ, оформление таких документов через ЭДО становится обязательным.

Как изменится работа с экспедитором

Раньше многие документы передавались между сторонами в бумажном виде: клиент направлял заявку, экспедитор организовывал перевозку, документы возвращались после выполнения доставки.
После перехода на новый порядок основным документом для начала работы становится электронное поручение экспедитору.
Клиент формирует его через своего оператора ЭДО, указывает информацию о грузе, маршруте и условиях перевозки. После этого экспедитор подтверждает получение поручения и начинает организацию перевозки.
В процессе перевозки экспедитор оформляет необходимые документы, включая электронную экспедиторскую расписку и, при необходимости, складскую расписку.

Как будет работать электронная транспортная накладная

ЭТрН касается перевозок автомобильным транспортом.
В международных перевозках она будет применяться в тех случаях, когда есть отдельный внутренний автомобильный участок доставки.
Например, груз прибыл в Россию и далее перевозится автомобильным транспортом до склада получателя. На этот этап оформляется электронная транспортная накладная.
В такой схеме экспедитор принимает груз во владение и выступает грузоотправителем, поэтому именно он инициирует оформление ЭТрН.
Документ проходит подписание всеми участниками перевозки:
грузоотправитель → перевозчик → грузополучатель → перевозчик.
При необходимости в ЭТрН можно отражать изменения, которые возникают уже во время перевозки: замену автомобиля или водителя, переадресовку, изменение стоимости перевозки.

Нужно ли менять оператора ЭДО

Переход на электронные перевозочные документы не означает, что компании нужно менять своего оператора ЭДО.
Однако необходимо проверить, поддерживает ли текущая система работу именно с электронными перевозочными документами.
Использование ЭДО для счетов, актов и УПД не всегда означает наличие функций для работы с ЭПД.
Перед переходом стоит уточнить возможность оформления:

• ЭПЭ;
• ЭЭР;
• ЭСР;
• ЭТрН.

Если оператор поддерживает необходимый функционал, достаточно настроить обмен документами.

Что нужно подготовить клиенту до 1 сентября 2026 года

Чтобы переход прошел без задержек, рекомендуем заранее проверить несколько моментов.
В первую очередь нужно убедиться, что компания подключена к оператору ЭДО, который работает с системой электронных перевозочных документов.
Также потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если документы будет подписывать сотрудник компании, может понадобиться машиночитаемая доверенность (МЧД).
Кроме этого, клиенту необходимо передать экспедитору данные своего оператора ЭДО и определить сотрудников, которые будут отвечать за подписание документов.

Что важно учитывать при международных перевозках

Один из частых вопросов – распространяются ли новые требования на перевозки из других стран.
Да, если в цепочке перевозки участвует российский заказчик транспортно-экспедиционных услуг, электронный документооборот по экспедиторским документам становится обязательным.
При этом международные документы перевозки продолжают оформляться по действующим правилам.
То есть переход касается прежде всего взаимодействия клиента и экспедитора, а не отменяет привычные документы международной перевозки.

Как Интер-фрейт Восток помогает клиентам перейти на новый порядок

Интер-фрейт Восток заранее адаптирует процессы работы под новые требования электронного документооборота.
Для клиентов это означает, что оформление перевозок будет проходить без изменения привычного уровня сопровождения: специалисты компании контролируют документооборот, взаимодействуют с перевозчиками и помогают настроить процесс работы.
Если у вашей компании есть вопросы по переходу на ЭПД, ЭТрН или работе с экспедиторскими документами при международных перевозках, специалисты Интер-фрейт Восток помогут подготовиться к изменениям заранее.